e-Mutabakat Uygulamasının Avantajları Nelerdir?

İşletmelerin, yasalar gereği ticari ilişki içerisinde oldukları taraflar ile alacaklar ve borçlar konusunda belirli aralıklarla mutabakat sağlamaları gerekir. Ancak klasik yöntemler ile bu süreci tamamlamak için epey zamana ve iş gücüne ihtiyaç duyulur. Oysa e-Mutabakat uygulaması ile tüm süreçler hızlı ve güvenli tamamlanabilir. Bu yazı aracılığıyla e-Mutabakat çözümlerinin ne işe yaradıkları ve avantajları hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.

e-Mutabakat Ne İşe Yarar?

e-Mutabakat, şirketlerin tedarikçileri ve müşterileri ile arasında tanımlı borç/alacak hesaplarının elektronik ortamda karşılaştırılabilmesini mümkün kılar. Uygulama vasıtasıyla BA/BS (Beyanname Alış / Beyanname Satış), cari ekstre ve bakiye mutabakatları aynı anda yapılabilir. Bu süreç, üç aşamalı süreç ile gerçekleştirilir. İlk adımda, hesaplara dair bilgileri kapsayan veri grupları sisteme aktarılır. Bu işlem, tek seferde ve farklı dosya formatları kullanılarak gerçekleştirilebilir.

İkinci aşamada, sistemde tanımlı firmalara mutabakat bildirimleri otomatik olarak gönderilir. Gönderimin ardından kimin red ya da onay yanıtı verdiği sistem üzerinden takip edilebilir. Durum kısmında “Bekliyor” ibaresi bulunan taraflar için yeniden gönderim yapılabilir. Son adımda ise ekstre karşılaştırmaları ve mesajlaşmalar, uygulamada yer alan mutabakat detayı bölümü vasıtasıyla tamamlanır.

e-Mutabakat Uygulamasının Avantajları Nelerdir?

e-Mutabakat uygulaması, işletmelere birçok avantaj sağlar. Bunların en önemlileri, şu şeklide sıralanmaktadır:

Mutabakat İşlemleri Hız kazanır

e-Mutabakat uygulamasında, kişi bazlı erişim altyapısı mevcuttur. Bu altyapıyı kullanarak mutabakat için ihtiyaç duyulan tüm veri gruplarını karşı tarafa hızlıca iletip yanıt alabilirsiniz. Eskiden olduğu gibi yüz yüze toplantılar organize etmek ya da kargo ile gönderim sürecinin tamamlanmasını beklemek zorunda kalmazsınız.

Giderlerde Azalmaya Olanak Tanır

Elektronik mutabakat uygulaması, şirketler arasındaki tüm hesap karşılaştırmalarının dijital ortamda yapılabilmesine imkân tanır. Dolayısıyla kağıt tüketimi başta olmak üzere süreç dahilindeki kırtasiye masrafları azalır. e-Mutabakat ayrıca arşivleme ve kargo gibi giderlere de son verir.

Mesajlaşma ve Mutabakat Sınırı Yoktur

e-Mutabakat çözümleri, esnek kullanım özellikleri ile ön plana çıkar. Karşı taraf ile istediğiniz kadar mesajlaşıp mutabakat sağlayabilirsiniz. Hatta mutabakat esnasında karışıklık riskini ortadan kaldırmak için farklı durumlara özel renklendirme özelliğinden faydalanabilirsiniz. Herhangi bir mutabakat kaydına ihtiyaç duyduğunuzda, geniş filtreleme seçeneklerini kullanabilirsiniz.

İnsan Kaynaklı Hatalar Ortadan Kalkar

Tüm sürecin dijital ortamda gerçekleştirilmesi, insan kaynaklı hataların ortadan kalmasını sağlar. Kullanımı son derece pratik olan uygulama, hatalı mutabakat kayırlarını tek bir butona basarak hızlıca silebilmenize izin verir. Karşı tarafa iletim esnasında hangi dosyanın gönderileceğini seçebilir, içeriğin nasıl görüneceğini önceden inceleyebilirsiniz.

Yazılım Altyapısı İle Entegre Edilebilir

e-Mutabakat çözümleri, ERP yazılımları ile entegre kullanıma uygundur. Bu avantaj sayesinde personeliniz adaptasyon sürecini kısa sürede tamamlar. Dosya hazırlık ve gönderim süreçleri çok daha hızlı biçimde gerçekleştirilir.

e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi uygulamaların aksine işletmeler için e-Mutabakat kullanımı zorunlu değildir. Ancak sağladığı avantajlar göz önünde bulundurulduğunda, geçiş sürecinin tamamlanmasında fayda vardır. Teknik destek ve eğitim açısından size kapsamlı çözümler sunan bir hizmet sağlayıcıdan yardım alarak  e mutabakat uygulamasına kolayca geçiş yapabilir, iş ortaklarınızla ilişkilerinizi güvenli ortamda sürdürebilirsiniz.